Trois assureurs répondent à votre appel d’offres. Chacun utilise ses propres tableaux et ses hypothèses de tarif. Pour décider avec la direction et la paie, fixez le cadre de comparaison avant l’envoi du dossier. Les réponses seront plus faciles à relire et les écarts à expliquer.
Présentez les populations à couvrir, la date d’effet visée et les garanties à chiffrer. Identifiez les garanties qui doivent figurer dans l’offre de base et les options à isoler. Joignez les tableaux et éléments agrégés utiles, avec leur période et leur source. Vérifiez les règles de branche applicables avant de valider les exigences.
Demandez aux prestataires de répondre sur les mêmes lignes. En santé, faites préciser les tarifs, les ayants droit et les garanties prioritaires. En prévoyance, demandez les bases de salaire, les franchises et les conditions des garanties incapacité, invalidité et décès. Réservez une colonne pour les écarts au cahier des charges, une pour les preuves et une pour les questions encore ouvertes.
Ajoutez un volet sur la mise en place. Demandez qui gère les affiliations et les dossiers en cours, quelles pièces sont attendues et quels interlocuteurs suivront la bascule avec la paie.
Exemple fictif. Une PME répartit 100 points entre les garanties et leurs limites (40), le coût et ses hypothèses (30), puis la gestion et la transition (30). Une offre notée 4 sur 5 sur les garanties obtient 32 sur 40 sur ce critère. Si une clause décisive reste ambiguë, la réponse reste à clarifier avant le classement.
Faites valider les critères et les poids par la direction et la paie. Appliquez ensuite la même grille à chaque réponse et conservez les questions envoyées aux prestataires.
Ouvrir le cahier des charges santé et prévoyance et sa grille de notation pour préparer le dossier à partager en interne.
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